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鄭檔〔2014〕45號 鄭州市檔案局關于加強檔案數字化過程中安全工作的通知
來源:本站  時間:2015-08-30 15:59  

市直機關各單位,市管各企業和高等院校,各人民團體、各縣(市)區檔案局館、亚博网站登陆、各專業亚博网站登陆网页版登陆界面:

    為了貫徹落實中共中央辦公廳、國務院辦公廳加強檔案安全工作和國家檔案局關于做好檔案安全保管工作的通知精神,確保各單位在檔案數字化過程中檔案實體與檔案信息的安全,現將檔案數字化過程中的安全要求通知如下。
    一、增強安全意識,加大檢查力度
    各單位要充分認識新形勢下檔案安全工作的重要性、長期性,牢固樹立檔案安全責任重于泰山,必須常抓不懈的思想,以對黨和人民高度負責的態度,自覺做好檔案安全工作。要針對本單位檔案數字化安全工作的薄弱環節,組織制定各項防范措施,明確專人對檔案安全工作進行定期和不定期的檢查,發現問題及時解決,防止各類檔案安全事故的發生。
    二、主要措施
   (一)建立和完善檔案數字化過程中檔案安全保管和保密工作責任制等規章制度;處理場所應有保密警示語標牌。
   (二)檔案數字化處理場地必須配備消防系統,防盜報警系統、視頻監控系統;
   (三)檔案數字化外包加工,應優先選擇市內的檔案整理企業,并參照鄭檔〔2014〕44號文件第六項要求執行;
   (四)檔案運輸務必指派二人押運,搬運檔案裝具要符合安全要求。
   (五)加工現場不得隨地隨意堆放檔案,領導要督促加工者放置有序,按規按類次序整理;
   (六)針對檔案原件狀況,選擇合適的處理設備,以保證其原貌不受損害;
   (七)禁止在加工場所內吸煙、在加工工作臺飲水、餐飲等,切實保證檔案實體不受損害。
   (八)數字化處理系統必須是封閉性獨立網絡,禁止與國際互聯網連接;
   (九)數字化加工現場禁止使用私人移動硬盤、U盤、光盤等存儲介質。數據遷移、臨時備份等工作統一采用具有安全功能的專用U盤、移動硬盤;
   (十)檔案數字化處理的各個環節建立移交手續。其處理系統與設備維護保存完整的工作日志及監查記錄;
   (十一)嚴禁任何單位和個人擅自復制數字化處理的各種數據,確因工作需要,須經檔案負責人同意;
   (十二)檔案數字化過程中的安全工作納入檔案數字化項目驗收指標;嚴格數字化的檢查和驗收,確保數字化成果的完整與安全。
   (十三)承攬檔案數字化項目外包企業,在所承攬項目全部完成,經檔案部門驗收合格后,將參與該項目的所有計算機硬盤(包括移動硬盤、光盤)、專用U盤等存儲介質按登記清冊向該項目的檔案管理部門移交;
    三、檢查與組織實施
    各單位要將檔案數字化過程中的安全工作納入檔案安全檢查內容,制定具體的工作方案,調整充實檔案安全領導機構,建立健全安全檢查、安全保管制度。采取自查與抽查、整改相結合的方式,嚴格執行檔案安全保管和保密工作責任制。檢查要做到全面徹底不留死角,堅持誰主管,誰檢查;誰檢查,誰簽字,做好檢查記錄,建立安全檢查檔案。要把檔案安全檢查與日常監督管理工作結合起來,集中精力,突出重點,采取強有力的措施,確保檔案實體與檔案信息的絕對安全。

 

 

二〇一四年十一月十七日

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