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鄭檔〔2014〕44號 鄭州市檔案局關于加強檔案數字化,提高檔案利用服務工作的通知
來源:本站  時間:2015-08-30 15:55  

 

 

 

鄭檔〔2014〕44號

 

鄭州市檔案局關于加強檔案數字化,提高檔案利用服務工作的通知

 

市直機關各單位,市管各企業和高等院校,各人民團體、各縣(市)區檔案局館、亚博网站登陆、各專業亚博网站登陆网页版登陆界面:

    進行檔案數字化,建立完整、規范和安全的電子檔案全文數據庫,整合包括電子文件在內的各類數據,實現檔案可計算機便捷查閱利用是當前中央、省委、市委對各單位檔案工作的基本要求,也是機關工作服務黨委政府中心工作、服務經濟建設的重要內容和有效手段。

    鄭州市委、市政府曾于2011年下發了《市委辦公廳 市政府辦公廳關于接收1986年至2000年檔案資料進館的通知》(鄭辦網〔2011〕170號)文件對亚博网站登陆機關企事業單位檔案工作進行具體部署;今年以來,黨中央、國務院又印發了《中共中央辦公廳 國務院辦公廳關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》(中辦發〔2014〕15號)文件對檔案工作進行著重強調和推進。

 為了認真落實中央、省委和市委市政府的文件精神和工作部署,各級、各單位都應大力加強檔案整理和數字化工作。現提出有關具體要求:

 一、市委、市政府2011年下發了《市委辦公廳 市政府辦公廳關于接收1986年至2000年檔案資料進館的通知》(鄭辦網〔2011〕170號)文件以來,市直機關事業單位已有一半以上完成了1986年至2000年檔案整理和數字化工作,其中23家已完成數據掛接和檔案進館,20家正在排隊進館。請至今未執行市委、政府(鄭辦網〔2011〕170號)文件工作部署的單位以及2000年以后成立的單位盡快開始檔案規范整理和數字化工作,亚博网站登陆將結合正在進行的行政執法摸底工作,于近期對各單位執行市委、政府工作部署的情況進行通報。

    二、檔案整理和數字化是一項長期而持久的工作,各單位應對此項工作的人、財、物作出合理的統籌計劃,爭取完成當年檔案整理和數字化工作的同時,分期、分批用2—3年時間將歷史遺留檔案整理和數字化完畢,必要時可請專業公司進行此項工作。應注意,初次請專業公司的合同金額應安排在5萬以內,以在獲取經驗的同時保證資金安全。

三、專業檔案和科技檔案是檔案的重要組成部分,這部分檔案的數字化整理利用是有效推進工作開展的重要手段。市建委系統對專業檔案和科技檔案的整理利用,不僅促進了工作的開展,而且為反腐倡廉工作提供了保障。市直機關事務管理局整理利用專業檔案、科技檔案,優良地保障了市委政府的后勤工作,其各業務處室均配備兼職檔案員的做法值得在全市推廣。

    四、各單位在檔案文獻資料數字化之前,應按檔案管理的要求,對原有檔案認真鑒定和整理,做好數字化前的處理工作和數字化后的檢索掛接,以保證數字化的質量和利用。

    五、電子文件的整理要符合《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894—2002)和《鄭州市檔案數字化技術標準》、《鄭州市電子文件歸檔與管理規范(試行)》(鄭檔〔2007〕33號)的要求。

六、未解密的密級文件暫時不進行數字化(法律法規許可的除外)。事關社會公共安全的檔案、包含行業年度統計數據的檔案以及包含敏感資料的檔案在進行數字化整理時,如進行檔案外包服務,應從符合下列4項條件之一的檔案專業公司中優先選擇:1、國有性質或者國有股份占三分之一以上的;2、獲得國家保密部門認證許可的;3、有黨組織且成立保密工作領導機構的;4、通過ISO9000系列認證的。以確保檔案保密安全。

七、亚博网站登陆、大多數縣市區亚博网站登陆网页版登陆界面和部分完成數字化整理的單位,已將原有2—3小時的查檔時間有效縮短到5分鐘以內,極大地方便了社會各界查閱利用檔案。各單位可相互交流學習經驗。

八、未開始檔案數字化整理的縣(市)區亚博网站登陆网页版登陆界面和專業亚博网站登陆网页版登陆界面應積極申請經費,抓緊開展此項業務。

 

附件一:鄭辦網〔2011〕170號

附件二:鄭州檔案局涉及數字化和檔案進館人員聯系表

 

 

 

 

 

二〇一四年十一月十七日

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

主題詞:加強  檔案  數字化  提高  利用  通知                   

鄭州市檔案局                    2014年11月17日印

                                     (共印120份)

 

附件一

 

 

 

 

 

 

 

鄭辦網〔2011〕170號

市委辦公廳 市政府辦公廳
關于接收1986年至2000年檔案資料進館的通知

各縣(市)區黨委、人民政府,市委各部委,市直機關各單位,市管各企業和高等院校,各人民團體:

在市委、市政府的高度重視下,市有關部門的大力支持下,亚博网站登陆新館建成即將投入使用。為維護黨和國家歷史的真實面貌,推進國家檔案信息資源建設,確保亚博网站登陆各種門類、各種載體的檔案及時移交進館,使亚博网站登陆成為亚博网站登陆安全保管黨和國家重要檔案的基地、愛國主義教育基地、檔案利用中心、政府信息查閱中心和電子文件中心,為社會各界和廣大人民群眾服務。從今年開始,采取按年代分段分批接收進館的方法,將各單位1986年至2000年形成的具有永久、長期保存價值的各種門類、各種載體的檔案接收進館。現將有關接收事項通知如下:

一、移交進館范圍

(一)市直機關各單位,市管有關企業、事業單位和高等院校,各人民團體,自1986年至2000年具有永久和長期保存價值的各門類檔案及有關資料和各種檢索工具。

(二)屬于鄭州市國家亚博网站登陆网页版登陆界面接收范圍的被撤銷機關的檔案。

(三)屬于鄭州市國家亚博网站登陆网页版登陆界面收集范圍的改制企業的檔案。

二、移交進館內容

(一)移交單位應將反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的具有永久保存價值的文書檔案、科技檔案、會計檔案、專業(專門)檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案等收集齊全,分門別類,系統地整理和編目,一并向亚博网站登陆移交。

撤銷單位的檔案全部移交亚博网站登陆。

(二)移交單位編寫的反映本單位主要職能和基本歷史面貌的組織沿革、大事記、年鑒、方志、重要基礎數字匯編及各類具有永久保存價值的公開出版物、內部發行物等應視同檔案整理編目,向亚博网站登陆移交。

(三)全宗卷(全宗介紹、歸檔范圍及保管期限表、檔案分類編號方案及其他反映全宗內檔案具體情況的表格、文字材料)是檔案室在管理全宗過程中形成的,能夠說明該全宗歷史情況的有關文件材料所組成的專門案卷。各單位都應建立符合《全宗卷規范》(DA/T12—1994)的全宗卷并隨同全宗移交進館。

(四)各有關檔案進館單位必須將本單位2000年以前永久、長期保存的文書檔案進行數字化處理,建立案卷級目錄數據庫、文件級目錄數據庫、以及全文管理數據庫,并隨紙質檔案一同向亚博网站登陆移交。

三、移交進館質量

進館檔案必須符合國家有關案卷質量規范標準。各單位應對進館檔案逐卷、逐件進行檢查,不符合質量要求的及時按規范標準進行整理,以保證移交工作高標準、優質量。

(一)文書檔案

立卷整理編目的檔案,案卷質量要符合《機關檔案工作業務建設規范》和《文書檔案案卷格式》(GB/T9705—1988)的要求。

以件為單位整理的檔案,案卷質量要符合《歸檔文件整理規則》(DA/T22—2000)的要求。

(二)科技檔案

科技檔案的整理要符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822—2000)的要求。

(三)會計檔案

案卷質量符合《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)、《會計檔案案卷格式》(DA/T39—2008)的要求。

(四)聲像檔案

照片檔案的整理要符合《照片檔案管理規范》(GB/T11821—2002)的要求;磁性載體檔案的整理要符合《磁性載體檔案管理與保護規范》(DA/T15—1995)的要求。

(五)電子檔案

電子文件的整理要符合《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894—2002)和《鄭州市檔案數字化技術標準》、《鄭州市電子文件歸檔與管理規范(試行)》(鄭檔〔2007〕33號)的要求。

(六)實物檔案

對不同載體和不同形態的實物原件(如:領導題詞、獲獎證書、獎旗、獎狀、獎杯、獎牌、獎章、贈品等),按件編寫說明和編制目錄,同時對實物原件進行拍照存入照片檔案。

(七)專業檔案

其他業務檔案的整理要符合業務主管部門和檔案行政管理部門聯合制發的專門檔案管理辦法的要求。

四、移交進館要求

(一)檔案

1.紙質檔案、磁性載體檔案、電子檔案(含全文掃描檔案)一式一份。

2.照片檔案:照片和底片各一式一份。屬數碼拍照的,照片和數字影像各一式一份。

3.實物檔案:實物檔案原件及原件照片(含底片)一式一份。

(二)檢索工具

1.文書檔案編制移交紙質案卷目錄(含卷內文件目錄)一式二份(不含案卷內的);

2.科技檔案編制移交相應的紙質案卷目錄(含卷內文件目錄)一式二份(不含案卷內的)。

3.會計檔案、照片檔案和其他專業檔案編制移交紙質案卷目錄(含卷內文件目錄)一式兩份(不含案卷內的)。

4.實物檔案、資料按件(冊)編制移交紙質目錄兩套。

5.機讀(電子)案卷級(含卷內文件目錄)目錄、文件級目錄各一份。

6.全宗介紹、組織沿革、大事記、年鑒、志書等編研材料紙質一份、電子一份。

以上紙質部分均以A4紙打印。

(三)檔案裝具

凡移交進館的檔案,應使用符合國家標準、規范,有利于檔案永久或長久保存的裝具。

五、移交進館時間

自2012年1月1日起,市直機關各單位,市管有關企業、事業單位和高等院校,各人民團體,按鄭州市檔案局通知要求,分期、分批進行檔案移交。

對于保管條件惡劣或其他原因被認為可能導致檔案嚴重損毀和不安全的,經鄭州市檔案局確認,可以責令提前移交。

六、移交進館程序

(一)檔案檢查

鄭州市檔案局(亚博网站登陆网页版登陆界面)對應進館的檔案、資料及檢索工具進行檢查,確認合格者,商定交接日期。不符合有關標準的,提出整改意見,待復檢后,再行商定交接日期。

(二)紙質檔案的檢查內容包括:檔案分類方案、案卷目錄(含卷內文件目錄)項目是否齊全、規范,檔案實體與檢索工具是否相符,案卷整理是否規范,檔號編制、卷(盒)格式等是否規范。

(三)磁性載體檔案、電子檔案必須在有關設備上演示或檢測,確保其可讀,運轉正常,無劃傷,文件完整,內容準確。

(四)檔案交接

接收時移交單位將檔案送至亚博网站登陆,交接雙方按目錄逐卷(件)清點、核實無誤后,辦理交接手續。交接雙方填寫檔案交接文據,簽字蓋章,一式兩份,雙方各保存一份。

七、移交組織實施

此次全市檔案移交工作涉及范圍廣、時間跨度長、質量要求高、工作任務重。因此,各單位領導要高度重視、精心組織、合理安排、明確責任、落實措施,各單位要明確一名領導主抓,檔案人員具體負責,為檔案順利移交提供各方面的保障。檔案行政管理部門要認真履行工作職責,組織精干力量,具體負責好這次檔案移交工作的組織協調、業務技術指導、督促檢查工作。對在移交工作中玩忽職守,造成檔案損毀、丟失或拒不移交檔案的單位或個人,將嚴肅追究單位領導和直接責任人的責任。

(聯系人:鄭明偉 聯系電話:13849106600)

 

 

中共鄭州市委辦公廳

鄭州市人民政府辦公廳

2011年10月11日


附件二

 

市檔案局(館)涉及數字化和檔案進館工作

人 員 聯 系 表

 

科教處:石  華  67170003   數字化技術標準

機關處:阮享云  67185273   機關檔案業務

企業處:李  韜  67185190   企業檔案業務

信息科:閻  杰  67181280   進館數據掛接

征集科:潘  軼(yi)67180260   紙質、實體進館

 

 

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